TransportDossier
Handelsnaam van Holding ADS Finance B.V.
Deltahoek 116
4511 PA Breskens
E-mail: info@transportdossier.eu
Telefoon: +31 6 42468709

Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder
TransportDossier: de handelsnaam van Holding ADS Finance B.V., gevestigd aan Deltahoek 116, 4511 PA Breskens.
Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan TransportDossier een opdracht verstrekt of met wie TransportDossier een overeenkomst sluit.
Werkzaamheden: alle door TransportDossier te verrichten diensten, waaronder analyse, adviesondersteuning, dossierbeoordeling, risicobeoordeling, polis- en voorwaardenanalyse, schadebegeleiding, projectmatige ondersteuning en overige aanverwante werkzaamheden binnen de transport- en verzekeringssector.
Overeenkomst: iedere afspraak tussen TransportDossier en opdrachtgever met betrekking tot het verrichten van werkzaamheden.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en werkzaamheden van TransportDossier, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk door TransportDossier zijn bevestigd.

3. Eventuele algemene voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij TransportDossier deze schriftelijk heeft aanvaard.
   

Artikel 3 – Dienstverlening en positionering

1. TransportDossier richt zich primair op dienstverlening aan:

   • verzekeraars;

   • transportbedrijven;

   • volmachtbedrijven;

   • schadebedrijven;

   • wagenparkbeheerders;

   • logistieke ondernemingen;

   • ondernemingen met transportgerelateerde risico’s;

   • organisaties die behoefte hebben aan tijdelijke of projectmatige ondersteuning binnen schadeverzekeringen, transportverzekeringen, risicoanalyse of schadedossiers.

2. De specialisatie van TransportDossier ligt op het gebied van verzekeringen binnen de transportsector, waaronder onder meer:

   • transportverzekeringen;

   • goederenvervoer;

   • wagenparken;

   • aansprakelijkheid;

   • polisvoorwaarden;

   • schadedossiers;

   • risicobeheersing;

   • dossieranalyse;

   • vergelijking van voorwaarden en dekkingen;

   • operationele ondersteuning bij verzekerings- en schadeprocessen.

3. TransportDossier werkt uitsluitend op basis van een vooraf overeengekomen uurtarief of schriftelijk overeengekomen projecttarief.

4. TransportDossier ontvangt geen provisies, commissies, aanbrengvergoedingen, succesfees of andere vergoedingen van verzekeraars, tussenpersonen of derden die afhankelijk zijn van het sluiten van een verzekeringsovereenkomst.

5. TransportDossier treedt niet op als verzekeringsmakelaar, assurantietussenpersoon, gevolmachtigd agent of bemiddelaar in de onafhankelijke distributie, tenzij
   hiervoor vooraf een passende wettelijke grondslag, vergunning of schriftelijke constructie aanwezig is.
   

Artikel 4 – Geen onafhankelijke distributie

1. TransportDossier verricht geen werkzaamheden in de onafhankelijke distributie indien en voor zover dit in strijd zou zijn met bestaande contractuele verplichtingen of concurrentiebeperkingen van Holding ADS Finance B.V. of de voor TransportDossier werkzame personen.

2. Vanwege een bestaand concurrentiebeding met Veldsink geldt vanaf november 2025 gedurende een periode van vijf jaar een beperking ten aanzien van werkzaamheden in de onafhankelijke distributie.

3. TransportDossier positioneert haar dienstverlening daarom uitdrukkelijk buiten de onafhankelijke distributie. De werkzaamheden zijn gericht op inhoudelijke, analytische, projectmatige en ondersteunende dienstverlening, onder meer voor verzekeraars, transportbedrijven, logistieke ondernemingen, schadebedrijven, volmachtbedrijven en andere partijen die niet kwalificeren als onafhankelijke distributie in de zin van het betreffende concurrentiebeding.

4. TransportDossier is niet gehouden opdrachten te aanvaarden die naar haar oordeel kunnen leiden tot strijd met contractuele verplichtingen, wettelijke regels, vergunningvereisten of complianceverplichtingen.

5. Indien gedurende een opdracht blijkt dat bepaalde werkzaamheden mogelijk kunnen raken aan onafhankelijke distributie, verzekeringsbemiddeling of vergunningplichtige advisering, behoudt TransportDossier zich het recht voor deze werkzaamheden te weigeren, te beperken, aan te passen of uitsluitend uit te voeren binnen een passende juridische of vergunninghoudende structuur.

6. Opdrachtgever erkent dat TransportDossier haar werkzaamheden zodanig mag inrichten dat strijd met concurrentiebedingen, relatiebedingen, vergunningvereisten of andere juridische beperkingen wordt voorkomen.
   

Artikel 5 – Geen vergunningplichtige bemiddeling of advisering zonder passende structuur

1. TransportDossier verricht haar werkzaamheden met inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels rondom financiële dienstverlening, verzekeringsdistributie en bemiddeling.

2. In Nederland geldt dat voor onder meer het adviseren over of bemiddelen in financiële producten een vergunningplicht kan gelden. De AFM geeft aan dat voor activiteiten zoals adviseren en bemiddelen in financiële producten een vergunning nodig kan zijn.

3. In België wordt verzekeringsdistributie eveneens breed uitgelegd. De FSMA onderscheidt onder meer verzekeringsmakelaars, verzekeringsagenten en verzekeringstussenpersonen. Een verzekeringsmakelaar verricht distributieactiviteiten buiten exclusieve agentuurovereenkomsten, terwijl een verzekeringsagent handelt in naam en voor rekening van één of meer verzekeringsondernemingen.

4. TransportDossier zal zonder passende wettelijke grondslag, vergunning of samenwerking met een vergunninghoudende partij geen werkzaamheden verrichten die kwalificeren als vergunningplichtige verzekeringsbemiddeling of vergunningplichtig verzekeringsadvies.

5. TransportDossier kan onder meer wel ondersteuning bieden bij:

   • het analyseren van bestaande verzekeringsdossiers;

   • het beoordelen van polisvoorwaarden;

   • het signaleren van aandachtspunten in dekking of uitsluitingen;

   • het structureren van schade- of acceptatiedossiers;

   • het voorbereiden van interne besluitvorming;

   • het ondersteunen van verzekeraars, transportbedrijven of andere opdrachtgevers bij projectmatige werkzaamheden;

   • het vergelijken van ontvangen documentatie, offertes of polisvoorwaarden op inhoudelijke aandachtspunten.

6. TransportDossier verstrekt geen bindend afsluitadvies en brengt zonder passende juridische structuur geen verzekeringsovereenkomsten tot stand namens opdrachtgever.

7. De uiteindelijke beslissing om een verzekering af te sluiten, te wijzigen, te beëindigen of elders onder te brengen blijft altijd bij opdrachtgever en/of diens bevoegde verzekeraar, makelaar, agent of andere vergunninghoudende partij.
   

Artikel 6 – Offertes, opdrachtbevestiging en uitvoering

1. Alle offertes en voorstellen van TransportDossier zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is vermeld.

2. Een overeenkomst komt tot stand zodra opdrachtgever schriftelijk, per e-mail of aantoonbaar mondeling akkoord geeft op een offerte, voorstel of opdrachtomschrijving van TransportDossier.

3. TransportDossier voert de werkzaamheden uit naar beste inzicht en vermogen, op basis van de door opdrachtgever verstrekte informatie.

4. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en tijdige aanlevering van alle informatie die noodzakelijk is voor een correcte uitvoering van de opdracht.

5. Indien opdrachtgever onvolledige, onjuiste of te late informatie verstrekt, is TransportDossier niet aansprakelijk voor gevolgen die daaruit voortvloeien.
   

Artikel 7 – Uurtarief en werkzaamheden

1. Werkzaamheden worden uitgevoerd tegen het vooraf overeengekomen uurtarief, tenzij schriftelijk een andere prijsafspraak is gemaakt.

2. Tenzij anders overeengekomen, worden reistijd, wachttijd, overleg, voorbereiding, dossierstudie, rapportage, correspondentie en administratieve werkzaamheden als werktijd beschouwd.

3. Eventuele externe kosten, reiskosten, verblijfskosten, parkeerkosten of andere noodzakelijke kosten worden afzonderlijk in rekening gebracht indien dit vooraf is overeengekomen of redelijkerwijs uit de opdracht voortvloeit.

4. TransportDossier werkt nooit op basis van commissie, provisie, aanbrengvergoeding of succesfee.
   

Artikel 8 – Facturering en betaling

1. TransportDossier factureert wekelijks.

2. Iedere maandag worden de werkzaamheden gefactureerd die zijn verricht van maandag tot en met zondag in de voorafgaande week.

3. De betalingstermijn bedraagt veertien dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

4. Betaling dient te geschieden zonder opschorting, korting of verrekening, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

5. Indien opdrachtgever niet tijdig betaalt, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is.

6. Bij niet-tijdige betaling is TransportDossier gerechtigd wettelijke rente, buitengerechtelijke incassokosten en redelijke administratieve kosten in rekening te brengen.

7. TransportDossier is gerechtigd werkzaamheden op te schorten indien facturen niet tijdig worden betaald.
   

Artikel 9 – Verantwoordelijkheid opdrachtgever

1. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor zakelijke beslissingen die worden genomen op basis van analyses, rapportages of opmerkingen van TransportDossier.

2. TransportDossier levert inhoudelijke ondersteuning en analyse, maar neemt geen bestuurs-, directie-, acceptatie-, schade- of polisbeslissingen namens opdrachtgever, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en juridisch is toegestaan.

3. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor naleving van eigen vergunningen, complianceverplichtingen, interne procedures en wettelijke verplichtingen.
   

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

1. TransportDossier voert haar werkzaamheden zorgvuldig uit, maar geeft geen garantie op een bepaald resultaat, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2. Iedere aansprakelijkheid van TransportDossier is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht in de laatste drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door opdrachtgever aan TransportDossier is betaald.

3. Indien TransportDossier beschikt over een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en de schade onder deze verzekering wordt gedekt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat door de verzekeraar wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.

4. TransportDossier is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie of schade als gevolg van beslissingen van opdrachtgever of derden.

5. TransportDossier is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat opdrachtgever onjuiste, onvolledige of te late informatie heeft verstrekt.

6. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt twaalf maanden nadat opdrachtgever bekend was of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van TransportDossier.
   

Artikel 11 – Vertrouwelijkheid

1. TransportDossier behandelt alle informatie van opdrachtgever vertrouwelijk.

2. Vertrouwelijke informatie wordt niet aan derden verstrekt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, opdrachtgever daarvoor toestemming heeft gegeven of TransportDossier daartoe wettelijk verplicht is.

3. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst bestaan.

4. Opdrachtgever verplicht zich eveneens tot vertrouwelijke behandeling van door TransportDossier verstrekte werkwijzen, analyses, formats, rapportages, modellen en andere bedrijfsgevoelige informatie.
   

Artikel 12 – Intellectueel eigendom

1. Alle door TransportDossier ontwikkelde documenten, teksten, formats, modellen, analyses, rapportages, checklists, werkwijzen en andere materialen blijven eigendom van TransportDossier, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2. Opdrachtgever krijgt uitsluitend het recht deze materialen intern te gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

3. Het is opdrachtgever niet toegestaan materialen van TransportDossier zonder schriftelijke toestemming te kopiëren, openbaar te maken, door te verkopen, te verveelvoudigen of aan derden ter beschikking te stellen.
   

Artikel 13 – Beëindiging en opschorting

1. Beide partijen kunnen een overeenkomst schriftelijk beëindigen, tenzij schriftelijk een vaste looptijd of afwijkende opzegtermijn is overeengekomen.

2. TransportDossier kan de werkzaamheden onmiddellijk opschorten of beëindigen indien:

   • opdrachtgever facturen niet tijdig betaalt;

   • opdrachtgever onvoldoende medewerking verleent;

   • opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie verstrekt;

   • voortzetting van de opdracht strijdig kan zijn met wet- of regelgeving;

   • voortzetting van de opdracht strijdig kan zijn met contractuele verplichtingen of concurrentiebeperkingen;

   • sprake is van een vertrouwensbreuk.

3. Bij beëindiging blijven reeds verrichte werkzaamheden volledig verschuldigd.
   
   

Privacyreglement

Artikel 14 – Verwerkingsverantwoordelijke

1. TransportDossier, handelsnaam van Holding ADS Finance B.V., is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van haar dienstverlening.

2. Voor vragen over privacy kan contact worden opgenomen via:
   andy@transportdossier.eu.
   

Artikel 15 – Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

TransportDossier kan onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;

• bedrijfsnaam;

• functie;

• adresgegevens;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• factuurgegevens;

• betaalgegevens;

• correspondentie;

• dossierinformatie;

• verzekeringsgegevens;

• schadegegevens;

• voertuiggegevens;

• contractgegevens;

• gegevens die opdrachtgever verstrekt in het kader van een opdracht.

Afhankelijk van het dossier kunnen ook gegevens van werknemers, chauffeurs, contactpersonen, betrokken derden of schadebetrokkenen worden verwerkt.

Artikel 16 – Doeleinden van verwerking

TransportDossier verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor:

• het uitvoeren van opdrachten;

• het onderhouden van contact met opdrachtgever;

• het analyseren van dossiers;

• het beoordelen van polisvoorwaarden, schadegegevens of risico-informatie;

• het opstellen van rapportages;

• administratie en facturering;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• het behandelen van vragen, klachten of geschillen;

• interne bedrijfsvoering.

Volgens de AVG hebben betrokkenen recht op informatie over wat organisaties met persoonsgegevens doen en waarom.

Artikel 17 – Grondslagen voor verwerking

TransportDossier verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst;

• wettelijke verplichting;

• gerechtvaardigd belang;

• toestemming, indien vereist.

Het gerechtvaardigd belang kan onder meer bestaan uit normale bedrijfsvoering, dossierbeheer, bewijspositie, kwaliteitsbewaking en het kunnen uitvoeren van overeengekomen werkzaamheden.

Artikel 18 – Dataminimalisatie

1. TransportDossier verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verkregen.

2. Opdrachtgever wordt verzocht geen persoonsgegevens aan te leveren die niet relevant zijn voor de opdracht.

3. Indien TransportDossier constateert dat onnodige of overmatige persoonsgegevens zijn verstrekt, kan TransportDossier deze verwijderen of opdrachtgever verzoeken een aangepaste dataset aan te leveren.
   

Artikel 19 – Bewaartermijnen

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

2. Administratieve en fiscale gegevens worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is.

3. Dossiergegevens worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, de bewijspositie van TransportDossier of het behandelen van mogelijke vervolgvragen, klachten of geschillen.

4. De AVG bevat geen algemene concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens; organisaties moeten zelf bepalen hoe lang bewaring noodzakelijk is voor het doel van verwerking.
   

Artikel 20 – Delen van persoonsgegevens met derden

1. TransportDossier deelt persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, opdrachtgever daarvoor toestemming heeft gegeven of TransportDossier daartoe wettelijk verplicht is.

2. Derden kunnen onder meer zijn:

   • boekhouder of accountant;

   • IT- en softwareleveranciers;

   • juridisch adviseurs;

   • verzekeraars, makelaars of schade-experts, uitsluitend indien dit past binnen de opdracht en wettelijk is toegestaan;

   • andere door opdrachtgever aangewezen partijen.

3. Indien TransportDossier een derde inschakelt die persoonsgegevens verwerkt namens TransportDossier, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.
   

Artikel 21 – Beveiliging

1. TransportDossier neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

2. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit beveiligde toegang tot systemen, wachtwoordbeveiliging, beperkte toegang tot dossiers, beveiligde opslag en zorgvuldige omgang met e-mail en documenten.
   

Artikel 22 – Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, voor zover van toepassing, de volgende rechten:

• recht op inzage;

• recht op correctie;

• recht op verwijdering;

• recht op beperking van verwerking;

• recht op overdraagbaarheid van gegevens;

• recht van bezwaar;

• recht om toestemming in te trekken, indien verwerking op toestemming is gebaseerd.

De Autoriteit Persoonsgegevens vermeldt dat mensen verschillende privacyrechten hebben wanneer organisaties hun persoonsgegevens gebruiken.

Een verzoek kan worden ingediend via: andy@transportdossier.eu. TransportDossier reageert binnen de wettelijke termijn.

Artikel 23 – Klachten over privacy

1. Indien opdrachtgever of een betrokkene een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met TransportDossier via:
   andy@transportdossier.eu.

2. Betrokkenen hebben daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder.
   

Artikel 24 – Toepasselijk recht

1. Op alle overeenkomsten, offertes en werkzaamheden van TransportDossier is Nederlands recht van toepassing, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.

3. Indien een geschil niet in overleg wordt opgelost, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
   

Artikel 25 – Slotbepalingen

1. Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

2. Partijen zullen in dat geval een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

3. TransportDossier mag deze algemene voorwaarden wijzigen. De gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing op nieuwe opdrachten en op lopende opdrachten nadat opdrachtgever daarvan op redelijke wijze op de hoogte is gesteld.

Algemene Voorwaarden
en
Privacyreglement